Zodra de kinderen zijn ingeschreven op de hockeyvereniging verschuift de focus in de bijeenkomsten die voor ouders worden georganiseerd. Hierbij kan worden herhaald hoe alles in zijn werk gaat met wedstrijden, spullen en samenwerken. Er is dan ook al beter inzicht in de achtergrond van het gezin, hun bereidheid en mogelijkheden om een vrijwilligerstaak op zich te nemen. Maar het belangrijkst is nu dat ouders elkaar leren kennen en een groep gaan vormen. Dat kan het beste door een teambijeenkomst te organiseren waar de ouders ook voor worden uitgenodigd.

1. Start de bijeenkomst met een voorstelrondje – Hierin noemt iedere ouder zijn/haar naam, waar hij/zij woont, en wie zijn/haar kind is.
2. Licht de rol van de trainer of pvm’er toe – Deze is het eerste aanspreekpunt en neemt voor dat doel een groepsapp in gebruik om ouders in te berichten.
3. Benadruk de rol van de ouders – Vraag hen om ruim van tevoren de noodzakelijke informatie over hun kind te communiceren: bijvoorbeeld afzeggen in de groepsapp als iemand niet in de gelegenheid is om naar de training of wedstrijd te komen. Graag met opgaaf van reden zodat de trainer of pvm’er weet wat er bij ze speelt.
4. Nadat nog een keer is uitgelegd welke ondersteuning er is voor een bijdrage aan materiaal en contributie, kunnen clubactiviteiten, speel- en rijschema’s aan bod komen. Afhankelijk van het aantal rij-ouders kan worden afgesproken dat ouders die op een bepaalde dag niet kunnen rijden, zelf onderling voor vervanging zorgen, of dat ze het aan trainer of pvm’er moeten melden die dan bekijkt hoe het kan worden opgelost.

Hulpmiddelen
Voor wie aan de slag gaat met het organiseren van een teambijeenkomst met ouders:
hier zijn handige downloads van een draaiboek te vinden, een PowerPointpresentatie en het boekje Welkom op het hockeyveld. Voor Hockey Foundation verenigingen kan op aanvraag een PowerPointpresentatie van een oudermiddag op school worden verkregen. Deze kan ook als basis dienen voor de presentatie tijdens een teambijeenkomst met ouders.